谈述教学版U8财务软件常见理由

摘要：教学版用友U8财务软件在使用，经常会因为各种理由而出现错误，本文针对其在教学和运用过程中常用的系统管理、总账、薪资、固定资产四个模块中常见的理由进行了分析探讨。
关键词：系统管理；总账；薪资；固定资产
21世纪是一个信息时代，会计作为社会经济生活不可缺少的一部分，必将更多的运用信息技术。用友U8财务软件因其实现了企业的采购、库存、销售业务管理和全面会计核算、财务管理的一体化，最大限度的满足了用户全面深入的需要，成为众多用户首选的电算化会计记账财务软件。也正因为如此，很多高校会计学专业电算会计课程教学中常用其作为教学软件。但财务软件因其复杂性在操作中会出现各种理由，笔者结合该课程的实践教学经验，针对系统管理、总账、薪资、固定资产四个模块操作中常见理由进行了剖析。

一、系统管理模块常见理由剖析

(一)设置权限

学生在设置权限时，主要有两个理由，一是不注意看对应账套，进入权限后直接在默认账套下设置了权限，然后以该操作员的身份注册进入企业应用平台时，没有对应账套，无法进入企业应用平台进行操作，这种情况应注意在设置权限时先选账套，再选操作员，然后进行对应账套权限的设置。二是学生对操作员进行权限设置时，有时会忘记在账套主管前的方框内选中、忘记子权限的展开与选择等，导致致操作员权限设置错误或不完整，因此在进行权限设置时应提醒学生细心。

(二)系统日期启用

在用友财务软件中，系统启用可以在系统管理下启用，也可以在企业平台中启用。系统日期的启用在进行系统启用时非常关键，如果处理不好，会对后面业务造成很大的麻烦，由于在教学过程中，使用的是教学版财务软件，它的使用期一般为三个月。如果学生在选择启用日期时选择的不是月初启用，会导致他当月输入的所有凭证日期只能是启用日期那天开始以后的日期，否则系统提示出错信息。因此倡议学生在启用系统时选择月初启用。

(三) 引入账套

由于计算机病毒的存在，高校机房为了保护电脑不受侵害，一般都安装了硬盘还原卡保护C盘，当计算机被重启后，原账套被清除.这就需要学生每节课下课前要将本次课完成的账套内容输出到自己的U盘，下次课再引入。但学生的引入账套时会因为各种理由导致引入失败，这主要是学生使用的U盘质量各异，为了减少引入账套时的失败率倡议学生尽量写正规U盘，而且该U盘最好是财务软件专业，并且在输出时也要保证账套已经完整无误的进行了输出。

二、总账模块常见理由剖析

(一)填制凭证日期

在填制凭证时如果制单日期录入不正确，会导致无法保存凭证或提示错误。这种情况下要注意两点，一是如果凭证是采用制单序时制约，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过计算机系统日期。二是如果有辅助项，辅助项的录入日期要小于或等于制单日期。三是在制单序时制约下，如果要修改制单日期，不能再上一张凭证的制单日期之前。

(二)期初余额录入

第一次使用总账系统时，应根据编制的科目余额表，通过键盘输入到系统中。如果客户/供应商往来款项由应收应付系统核算，则客户/供应商往来科目中各客户的期初余额应在应收、应付系统中输入。总账中的处理分为两种情况：如果不需要在总账中查询客户/供应商往来，只输入科目期初即可；如果需要在总站系统中查询客户/供应商往来核算，则需要在选项中选中“查询客户/供应商往来辅助账”，然后在期初余额录入界面单击补录按钮，录入或从应收应付中引入期初往来明细数据。

(三)出纳凭证签字

出纳进行出纳签字时，系统如果提示“没有符合条件的凭证”。造成这种情况主要确保两项设置完成：一是在企业应用平台中的总账系统的选项中选中“出纳凭证必须经由出纳签字”功能，二是在会计科科目的设置中指定“库存”为“总账科目”，“银行存款”为“银行总账科目”，这是出纳执行签字的主要操作。没有指定出纳会计教学版U8财务软件常见理由剖析由专注毕业论文与职称论文的www.udooo.com提供,转载请保留.科目，出纳肯定不能签字。
（四）结账
进行结账时只能由有结账权限的人进行，而结账也会因为各种理由无法结账，一般造成无法结账的理由有以下几个
1、本月还有未记账凭证，尤其是作废凭证，因为作废凭证不能审核，所以学生在记账的时候就容易忽视作废凭证，导致作废凭证没有参与记账，月末也就无法结账。

2、结账必须按月连续进行，上月末未结账，本月也不能结账，但可以填制、审核凭证。

3、如果启用了子系统，那么子系统必须全部结账，否则总账也不能结账。

4、总账与明细账对账不符，不能结账。

三、薪资管理模块常见理由剖析

(一)工资项目及公式设置

1、如果建立工资账套时是建立的多个工资类别，在进行工资项目设置，学生可能会遇到可供选择的工资项目下拉菜单是空的。对于这种情况，学生可先关闭工资类别，将各类工资所涉及到的所有不同的工资项目设置完毕，然后，再打开具体工资类别进行工资项目设置。
2、进行“公式设置”时，如果选项是灰色，不可以进行工资的公式设置。这种情况是因为学生没有在薪资模块里进行人员档案设置，他们误以为在企业应用平台中进行的人员档案设置就是薪资模块里需要的档案设置，其实不然，只有在薪资模块里再次进行人员档案的设置，公式设置才能执行。

(三)工资分摊

进行工资分摊后，有时可能会不出现数据的，主要理由一个是要将工资分摊设置里的“明细到工资项目”复选框里选中，还有一个是在进行工资分摊设置时的人员类别要与薪资管理模块的人员档案设置里的人员类别一致，具体操作时在“分摊构成设置窗口”中，将人员类别选为与各部门相对应的类别。

四、固定资产模块常见理由剖析

(一)制单业务

固定资产模块制作记账凭证可以采取“立即制单”或“批量制单”两种策略，但无论采用哪种策略，如果凭证出了错误，在总账系统里都无权修改和删除，在固定资产模块里也只能在“凭证查询”下进行修改和删除，而且修改的内容仅限于摘要、用户自行增加的凭证分录、系统缺省的分录的折旧科目，系统缺省的分录的金额是与原始单据有关的，不能修改。

(二)期末对账不平

固定资产模块与薪资模块不同，它有一个期末对账功能，如果对账平衡，那固定资产模块就可以顺利结账了，如果对账不平衡，结账前就必须先查找对账不平衡的理由，然后才能结账。造成固定资产对账不平衡的理由很多，总结下来主要有以下几个：

1、 总账的期初与固定资产期初对账不平衡，

2、 固定资产本月的业务还没有生成凭证传递到总账系统中，

3、 固定资产管理系统传递到总账管理系统的凭证没有审核和记账，

4、 在总账里手工填制的固定资产和累计折旧的数据跟固定资产的不相等。

除此之外，固定资产管理系统处理资产减少业务时，生成的记账凭证有误也会造成对账不平衡。
由于目前的财务软件关系与流程比较复杂，在操作过程中出现理由是很正常的，关键是如何在出错后进行修改。教师应更灵活的对待财务软件课当中的常见理由，可把它渗透到日常的教学中，随时发生错误随时解答，也可以围绕错误设计成专门的上机练习题对学生进行集中的讲解和训练。教会学生灵活运用财务软件，实现毕业生从学校到企业在财务软件方面的无缝对接.（作者单位：湖南信息科学职业学院）
参考文献
[1]王新玲，汪刚.会计信息系统实验教程[M].北京：清华大学出版社，2009·
[2]张霞，郝艳华. 用友U8.72财务软件常见理由剖析.中国管理信息化.2012
[3]曹小林.用友U8财务软件教学常见理由剖析[J].商业会计，2012