试议会计电算化环境下高校财务档案管理

摘 要：会计电算化给高校财务工作及财务档案管理工作带来了新的变革，加强财务电子档案管理是适应会计电算化环境的需要，应在会计电算化环境下做好高校财务档案工作，更好地为高校管理和发展怎么写作。
关键词：会计电算化；财务档案；管理；高校
1674-7712 （2013） 18-0000-01

一、会计电算化给高校财务工作带来的变革

(一)数据处理方式的变革

在手工会计条件下，会计分录填制、科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关财务报表的分析需花费大量人力，容易造成计算错误。在会计电算化环境下，借助财务软件，只需录入原始数据就可以由计算机自动完成上述工作，并根据需要生成会计报表，这大大节省了人力，也防止了计算错误的发生。

(二)数据记录和存储方式的变革

手工会计环境下，财务人员采取手工方式记录财务数据，可能会发生多次重复记录或记录错误的现象。同时，纸质档案的保存需要专门的库房，必须采取防潮、防火、防盗等措施。在电算化会计环境下，数据通过磁盘、光盘等磁性介质保存，所需内存小，数据存取方便，能避开手工操作中出现的差错。由于磁性介质具有易损性，因而要多个备份多处存放。另外，磁性介质的保存要防止人为损坏、防止攻击、防止磁化。

二、会计电算化给高校财务档案管理带来的变革

(一)财务档案存储的范围扩大

传统会计环境下，采用纸质介质保管会计凭证、会计账簿和会计报表等财务资料。在会计电算化环境下，按照电算会计规则录入数据，利用财务软件通过电脑系统产生会计电子凭证、电子账簿和电子报表等财务电子档案资料。传统的纸质财务档案与电算化会计凭证一并保管，财务档案存储的范围扩大。

(二)对计算机系统的依赖性增强

在会计电算化环境下，财务档案的主要存储载体为磁性介质，磁性介质体积小、质量轻、储存内容多。与传统的纸质会计档案相比，电子财务档案的生成、存储和保管需要借助电脑系统和财务软件，对电子会计档案的查阅还需要借助计算机技术手段，按照不同的权限，输入用户名称和权限口令才能查看。

(三)财务档案的整合性能提升

在会计电算化环境下，财务电子档案产生的错误容易得到改正。通过计算机平台，利用财务软件就可以对错误的文字、数据、图表等进行修正，并且不会产生明显的痕迹。档案资源的无纸化查阅和利用方式，不仅方便快捷，还能避开由于翻阅频繁而造成原始档案的磨损，便于专业管理，有利于档案资源的优化和统一整合。

(四)财务档案的共享力度加大

在会计电算化环境下，通过内部局域网可以随时对财务数据资源进行查阅。利用网络传输功能，使电子财务档案信息资源上网，不仅能满足数据报表制作、统计分析、资源交换的需要，同时也能方便用户查阅和利用，实现财务档案信息资源共享。

(五)对档案管理人员的要求更高

在会计电算化环境下，财务档案管理人员不仅要具备传统的会计档案管理业务能力，掌握管理学、档案学、会计学等多门学科知会计电算化环境下的高校财务档案管理论文资料由论文网www.udooo.com提供,转载请保留地址.识，还必须具备会计电子档案管理的业务水平，掌握电算化基础、计算机应用、信息系统等方面的知识。同时还要具备崇高的道德品质和良好的怎么写作意识，真正成为能胜任财务档案管理的复合型人才。

三、做好会计电算化环境下的高校财务档案工作

（一）加强软硬件设施建设软硬件基础设施是财务档案信息化建设不可缺少的前提条件和基本保证。要加大硬件投入，设立财务档案库房，配备专门的计算机、扫描仪、打印机等，对财务数据进行多个备份并分离存放。完善财务电子档案的保护措施，应用数字签名、数字水印和数据加密软件技术对财务电子档案原件进行保护。提高财务数据存贮方式的标准性和兼容性，满足系统升级、换代、联网的要求。

(二)做好财务电子档案的收集工作

财务电子档案的收集是指在一定时期内，把存储在电脑系统中的财务数据拷贝到磁性介质上，从而形成独立于原电脑系统的财务档案。管理人员应保管好财务数据的备份文件，以防电脑系统崩溃造成的损失。除了备份之外，还应记录电脑硬件系统的型号和配件、外部设备的配套类型等，记录网络操作系统以及汉字操作系统类型，记录财务软件的系统名称、版本号、编程语言等相关信息。

(三)做好财务电子档案的保管工作

磁性介质具有物理易损性，财务电子档案数据应采取“双备份”法存放在不同地点，在每份上贴好保护字样，并注明档案的存储内容、形成时间、操作员姓名，注意防火、防潮、防尘。还应对磁性介质档案定期检查和复制，防止因磁性介质的损坏而丢失电子数据。打印输出的凭证、报表、账册等财务数据，必须经过制单、记账、审核、签章后才能存档保管。同时，要不断提升杀毒软件的病毒清除能力，以防病毒侵蚀造成财务资料的丢失。

(四)做好财务电子档案的整理和怎么写作工作

对财务电子档案进行整理，通过对高校历年财务数据的分析，得出学校过去和现在的财务状况、预测将来的财务发展趋势，从而制定出适合自身经济发展的规划。还可以利用财务电子数据建立一套比较完善的决策支持系统，以实现财务电子档案的再利用，尽可能发挥其怎么写作功能。

(五)加强财务档案管理队伍建设

财务档案管理集档案、财务、信息技术为一体，管理人员的素质决定财务档案管理的水平，为此必须建设一支高素质的财务档案管理队伍。财务部门要补充计算机信息技术方面的人才，满足信息化建设工作的需要。对财务档案管理在职人员进行培训，提高其业务水平。应培养财务档案管理人员的事业心与责任感，发挥其对财务档案工作的积极性。
参考文献：
[1]张惠霞.探析会计电算化条件下的企业财务档案管理[J].财会研究，2012（20）：51-53.
[2]杨敏.论高校电算化会计档案的管理[J].攀枝花学院学报，2010（01）：67-69.
[作者简介]李月梅（1969-），女，湖南娄底职业技术学院财务处工作。