高职院校学生学籍档案管理现状分析和对策

摘　要：学生学籍档案管理这项工作的复杂性比较强。只有在工作思路上实现不断创新，不断改进，跟上时代的脚步，时刻明确自己的责任，在学籍档案管理工作中激发出更多的和热情，使学籍档案管理能力和怎么写作水平得到进一步的提升，从而使学籍档率和利用率得以提升。本文针对高职院校学生学籍档案管理的现状进行分析，指出其相应的对策和建议。
关键词：高职院校　学生学籍档案管理　现状分析

1.学籍档案管理存在的主要问题

1.1学籍档案形成的相关人员意识不到位

学生在学校的学习

摘自：学术论文模板www.udooo.com

过程以及思想表现都可以在学籍档案中得到最真实的反映，档案的原始性和真实性都是用人单位对学生进行考察的主要依据。因为有一部分工作人员不能认真地对待工作，这样的话，原始档案的不完整现象就会出现，而且在整理过程中，不能实现规范化。所用的表格和纸张不能达成统一，字迹不工整，填写不够规范化，随意性较强，没有统一的内容，有些鉴定、评语性的材料不够客观，只是做表面工作，不能将学生真实的情况反映出来，这样的话，它就不能充分地发挥其使用价值。

1.2学生个人档案意识淡薄

学生在概括自己在校的表现、社会实践、个人总结没有认真对待，字迹潦草，也没有认真地做总结，用简单的话语就将自己的实习过程阐述完成，在其思想表现、大学生生活的表现上，也不够全面，更严重的是语句不通顺，很多错别字，没有对自己负起责任。在毕业以后，对自己档案的去留问题没有引起足够的重视，一旦经过太长的时间，从而使档案出现丢失的可能性或者根本不知道自己的档案去向。

1.3电子档案管理不到位

伴随着不断发展的计算机技术，网络技术必定会得到较快的发展，学籍档案管理的信息化、系统化在此基础上才能够得以实现，传统的档案管理大部分都选择纸质的管理和保管方式，但是这种传统方式已经与现代社会和办公的需求无法相适应。而现在很多高职院校中，对于纸质文件档案材料永远是最重视的，却没有将电子文件的方式充分地利用起来，不能得到有效地保存，与此同时，过于依赖计算机，很多重要的档案文件的保存或者备份不能及时进行，这样一来，数据就会丢失，或者只是将电子文件打印出来，电子文档不再进行保存。在这种情况下，一旦将纸质材料丢失的话，原始档案材料在也不可能出现，学校和学生肯定会因此出现一定的损失。

1.4各部门配合不到位，沟通少

因为学籍档案会涉及到很多部门，档案需要很长时间才能够形成，部门之间不能相互配合，通常都会使学生的学籍档案没有齐全的材料或者出现丢失的现象。而在这种前提下，当学生需要填写表格和提交表格的部门是完全不同的两个部门，混乱现象比较严重。

2.加强学生学籍档案管理的对策

2.1高度重视学籍档案管理工作

在学校中，唯一可以体现学生学习状况的就是学籍档案，而且其准确性和可靠性极高，在学校教学工作中发挥着及其重要的作用。学校想要得到更宽阔的发展空间，就需要对学籍档案进行科学化的管理，并且充分地利用学籍档案，只有这样，学校才能有良好的发展前景，学校中的每个部门中的相关人员在管理学籍档案的过程中，要明确地认识到自身的职责所在，更要充分地了解和掌握建档归档的重要性，在此基础上，将学生学籍档案的相关工作越做越好，在进行学籍档案移交和保存的过程中，应该严格按照相关规章制度进行，千万不要出现表面功夫，弄虚作检测的现象。与此同时，还要使学生对相关的档案知识有充分地认识和了解，从而使学生在填写自己档案内容的时候引起重视，对毕业之后档案的去留问题也可以引起重视。

2.2加强学籍档案的基本规范

学院相关部门在学籍档案使用各种表单的建立上，基本上都采用相同的样式。客观、真实、用语标准都应该是学院以及各部门对学生基本信息、鉴定以及考核意见应该严格遵循的原则。在需要手工填写的档案的时候，所选择的笔应该是碳素墨水或者黑色的签字笔，要注重字迹的工整，在内容上也应该具备绝对的准确性，即使出现错误也不应该随便进行修改。不管是教师还是学生，在填写相关表格和信息的时候，一定要规范化，并且具备准确性和真实性，从而使档案内容真实可靠，有更多的利用价值。

2.3充分利用现代信息技术，加强电子档案建设、实现学籍档案信息共享

想要实现电子档案，是需要大量的时间和精力的，因为文件的真实性和原始性，必须有档案备份、身份验证、设置等步骤才能实现，而在此基础上，电子档案实现过程中的真实性和原始性才能够得到一定的保障。高职院校的学籍档案管理工作中应该大范围地应用计算机技术，对一些比较先进的学籍管理系统进行开发和引进，在计算机网络信息系统和校园网的平台上，使学籍档案管理得到一定程度的发挥，在教务管理部门的支持和帮助下，使学生学籍档案信息的查询更为容易和方便，这样的话，资源共享就得以实现，并且学生学籍档案的利用率也得到了很大程度的提升。

2.4加强部门之间沟通与协调

学籍档案涉及招生、学工、教务、系、部等多个部门，并且档案的内容多、形成时间长只靠某一个部门是无法完成的，所以，加强部门之间的协调和沟通显得尤为重要。教务部门作为学籍档案管理的主要负责部门，要加强协调、沟通。针对部门之间的协调会议应该定期召开，将学籍管理过程中所遇到的相关问题作为会议研究的主要议题，最终讨论和研究出解决的方法，从而使学生学籍档案管理有效地进行。
参考文献：
王晓丽.高职院校学生档案管理中存在的问题及对策研究[J].南通航运职业技术学院学报.2008(03)
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