会计档案信息资源特征与其建设对策

【摘 要】会计档案包含了企业丰富的历史信息，其实质是一种宝贵的信息资源。信息资源是经过人类开发和组织的信息集合，是可利用的信息，本质上说它是一种附加了人类劳动的信息。会计档案信息资源正是如此。会计信息由会计信息系统产生，是会计人员按照特定的会计信息处理规程，利用特殊的会计信息处理工具，对原始会计资料加工形成的，其目的是反映经济活动的实质，满足经济管理的需要。
【关键词】会计档案；信息资源；经济价值；企业竞争力；会计预测；企业效益；档案信息
0 引言
会计档案是会计信息系统的产物在时间维度上的积累，其所包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，不仅能完整的呈现出企业组织发展的历史画面，而且能为管理当局的会计预测、决策、制约提供依据。因此，会计档案实质上是一种能为人所利用并创造经济价值的信息资源。

1 会计档案的信息资源特征

会计档案是机关、团体、企事业单位或其他经济组织在经济活动中自然形成的，并按照一定规律归档保管的会计信息载体，主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关财务会计工作应予集中保管的文件。会计档案是过去业务活动和经营管理的实录，因此凡是经过会计部门和由会计部门产生的不同介质的文件资料都应该成为会计档案管理的内容。具体的讲，包括以下几类：

1.1 会计法规、制度类

1）国家财政部门的法规性文件；
2）地方各级财政部门的规定、细则、制度等文件；
3）本单位的会计制度、会计规划、会计总结、会计报告等。

1.2 会计核算文件类

1）会计凭证：原始凭证和记账凭证；
2）会计账簿：日记账、分类账、备查账（主要登记不属于本单位而暂时由本单位保管的资产的增减变动情况，如：租入固定资产、受托加工材料、代销商品等）；
3）会计报表：日常报表（如旬报、月报、季报）、年度报表；
4）计算机磁盘、纸带文件：会计程序设计文件、磁介质会计核算文件、计算机外输出打印纸带、会计文件。

1.3 会计预测、决策类文件

会计预测类文件有：
1）财务分析；
2）资金预测：主要包括资金需求量及来源预测、流转预测、投资效益预测；
3）成本预测：包括产品成本水平预测、因素变化对成本影响的预测、质量成本预测、技术措施方案的成本预测；
4）利润预测：包括产品销售预测、产品盈利水平预测、因素变化对利润影响的预测、技术措施方案的盈利水平预测。
会计决策类文件有：
1）经营决策；
2）财务资源决策：包括流量分析和应收账款分析、存货分析，前者主要是流量的时间选择，后者主要是如何加速资金周转、提高资金利用效率；
3）设备更新决策；
4）产品生产和定价决策；
5）会计政策选择决策；
6）税务筹划决策。

1.4 会计监督类文件

1）会计检查文件；主要包括财政、工商、税务、证券监管机构等部门的检查报告及整改意见的文件；
2）会计审计文件：主要指内部审计和外部审计形成的审定会计报表及审计报告。

1.5 其他会计资料类文件

1）重大的经济合同；
2）重要的会议记录；
3）会计档案管理文件。

2 会计档案信息资源建设

2.1 会计档案的收集与整理

一般认为经济信息通过会计信息系统形成了以货币形式表达的会计信息，它们以凭证、账簿、报表、经济文件等为载体，通过会计材料归档制度的执行完成会计档案的收集。但由于会计程序执行过程中的误差或会计档案管理制度的不健全，有些会计档案资料并未按正常程序归档，而是散见于某些部门或个人手中。此外，传统观念认为，会计档案是本单位会计信息系统产生的结果的延续，而对于从外部获取的会计信息资料在当时使用后便弃置不管了，或是在有些情形下需要从外部会计档案信息怎么写作中心获取会计档案信息时，传统的会计档案收集工作就显得捉襟见肘了。因此，跟踪那些企业组织频繁使用的外部会计信息，并形成相应的档案，不论对于短期决策还是长期利用都是裨益良多的。因此，会计档案的收集也应包括这部分会计信息资料形成的档案。
会计档案的整理是会计档案信息有序化工作的开端，按会计档案立卷模式的不同可以以下三种思路对会计档案进行整理：
1）年度——形式——保管期限，即首先案年度将会计档案分类，然后以凭证、账簿、报表、重要的经济合同、会议记录、外部会计资料等类别划分，最后按规定的保管期限再分别整理。这种思路适用于只有一个会计类型的单位，其优点是简便易行，便于查找利用；
2）年度——保管期限——组织机构——形式，这种思路适用于拥有多个分支核算单位的组织，它能清楚的反映会计档按形成的部门，体现了会计档案的完整性；
3）年度——会计类型——形式，如果某企业组织采取多角化经营，存在不同的会计核算类型，选用这种思路则比较恰当，它能反映不同性质会计活动的内在联系，体现了会计档案的系统性。

2.2 会计档案的鉴定

分为立卷鉴定、复查鉴定、销毁鉴定三个不同阶段，其主要内容，是对会计档案保管期限的鉴定。立卷鉴定是在会计材料整理立卷时进行的初步鉴定，主要任务是划定保管期限；复查鉴定是定期对已确定保管期限的会计档案进行复查，对保管期满的会计档案重新鉴定，决定是继续保存还是剔除销毁；销毁鉴定是对准备销毁的会计档案作最后审查，避开误销档案。

2.3 会计档案的组织

会计档案信息的组织策略主要有目录组织法、档案索引法、文摘法与综述法。档案文摘是以提供档案内容梗概为目的，不加评论和解释，简明确切记述档案重要内容的短文。档案目录和索引揭示档案的内容和形式特征，其作用是提供检索线索，而档案文摘是对档案信息内容的浓缩，具体功能如下：
1）信息报道功能；
2）检索功能，主要是通过文摘的著录事项，如原文出处、标题、责任者来实现的；
3）信息传播功能，文摘的简明性有利于提高档案的利用率和信息的开发和利用。
档案综述，是从一定时期和一定数量的档案中，选取可供利用者参考利用的材料，综合加工编写而成的具有概述性或报道性的一种档案参考工具。它与档案文摘有很大的区别，档案文摘是对某一份档案信息内容的浓缩，通过著录事项查找原文，而档案综述是对一定范围的众多档案资料进行分析、研究、综合加工编写而成的系统资料，它可以全面介绍某一专题、某一机构的档案信息，是大量档案信息的集合体。
会计档案文摘一般由下列要素组成：
1）目的：档案的主题范围，要达到的目的、对象等；2）事由：所要解决的理由，采用的策略、手段等；3）结论：观察、研究的结果、数据，今后的课题、启发、倡议、预测等；4）其他由情报价值的信息。
档案综述，是从一定时期和一定数量的档案中，选取可供参考利用的材料，综合加工编写而成的具有概述性或报道性的一种档案参考工具。会计档案综述是对会计档案的深加工，它牵涉的档案范围广，利用价值高，具有与一般检索工具和会计档案文摘不同的特点：1）会计档案综述提供的是经过加工组织了的会计档案信息；2）会计档案综述并非档案信息的浓缩，而是对一定范围内众多会计档案材料进行分析、研究、综合加工编写而成的系统材料，它可以介绍某一专题、某一机构的会计档案信息，是大量信息的集合；3）会计档案综述转变了会计档案的原始面貌，但也只是客观、忠实的记述会计档案的内容，不能发表个人观点。

3 结束语

总之，随着企业竞争环境的变化和企业管理理念的提升，信息化是会计档案管理的必定趋势，会计档案作为一种信息资源在当今企业管理中的作用愈发凸显，高质量的会计档案信息是现代企业发展所必需的。
【参考文献】
[1]刘承智.会计档案保管期限与法律会计档案的信息资源特征及其建设对策由优秀论文网站www.udooo.com提供,助您写好论文.时效的矛盾应协调[J].财会通讯，2004（03）.
[2]熊友菊.企业档案工作改革之策[J].中国档案，2004（02）.
[责任编辑：陈双芹]