高校学生奖惩管理信息系统Access2007实现

摘要：在高校学生事务管理工作中,通过对学生信息的采集、传递、储存、加工、维护和使用,来规范高校学生信息管理,将会大大提高学校学生工作管理水平。在前期针对A大学学生奖惩管理系统的研究与设计基础上，该文采用Microsoft office Access 2007软件系统建立“学生奖惩数据管理”的小型数据库，实现学生奖惩过程及结果的记录、查询及统计等工作的规范化管理。
关键词：学生奖惩管理信息系统；Access2007
1009-3044(2012)23-5661-03
1学生奖惩管理信息系统的任务分析

1.1数据库需解决的问题

在前期对A大学学生奖惩管理系统的以研究中，通过与各学院奖惩工作负责人交流沟通，依据工作经验与实际需要，对该数据库进行需求分析，设计了数据库的功能模块。在实现的过程中，构建数据库需要解决的具体问题如下：
1)每学期一份评选结果汇总表（Excel表），无统一格式以及所有数据的汇总，导致依学生、就业单位及上级部门需要，进行查询及各类统计时操作重复繁杂，费时费力；
2)违纪处分记录虽是统计于一张Excel表格中，但是由于处分类别等字段的表述比较杂乱、院系名称因学校机构调整而前后有所不同等原因，也无法满足校内其他部门（如教务处、保卫处）依据处分类别、处理或解除时间等分类查询及统计的需要。

1.2数据库功能具体任务分析

针对以上问题，着手开发了“学生奖惩数据管理”的小型数据库，完善学生奖惩过程及结果的记录、查询及统计等管理工作。此数据库的建立采用Microsoft office Access 2007软件系统，主要实现了以下功能：
1)原始数据的导入（Excel表格导入），充分利用现有教务系统中的已有相关基本数据信息（如学院、专业、班级及学生等基本信息）直接导入所建数据库中；
2)依需（如根据学生姓名、时间段、处分类型、获奖类别等）进行各类查询及统计；3)对查询及统计结果生成报表，并实现导出和打印功能；
4)能够成为一个统一的系统，应有一个启动窗口，将各个功能统一控制；
5)应具有一定的权限与加密。系统可使用表间关系中的完整性约束，以保证数据的正确性，另外还要为系统设置；6)为不同用户设定不同级别，保证数据维护的统一性，同时方便各部门依工作需要进行相关查询及统计。
2“学生奖惩数据管理”数据库的实施步骤
根据上述具体的问题及任务分析，构建“学生奖惩数据管理”数据库的实施步骤与内容如下：
1)建立数据库系统的实体模型；
2)统一规范原始数据（如综合奖学金及各类荣誉称号评选结果汇总表），包括字段名称及内容、格式等，将各表中字段名称与现有教务系统字段名称修订为一致，方便数据的正确导入；
3)以“关系规范化”理论作为指导，对组成数据库的各个二维表的结构进行设计，将实体模型转换成关系数据模型；
4)应用关系的“完整性规则”（实体完整性、参照完整性、用户定义完整性）的约束机制，保证各类数据的正确性与相容性，极大提高该项工作的规范性与正确性；
5)设计编辑各个表的窗体，设计实现各类查询及查询窗体，以及统计报表；
6)创建主窗体，使整个系统联系在一起；
7)为系统设计权限及等。
3“学生奖惩数据管理”数据库实现的各功能模块示意

3.1表间关系示意

如图1所示。

3.2各部分功能窗体及报表输出示意

1)启动窗体、子功能窗体
用户启动Access系统后，直接进入“学生奖惩数据管理”，即此窗体为启动窗体。
2)信息编辑窗体
编辑学生基本信息的窗体如下：
3)查询窗体
如根据班级查询获奖信息

图6
4)报表输出
获奖信息输入报表
图7

3.3操作说明

1)用户启动Access系统，出现启动窗体（见图2）；
2)按照所需功能选择启动窗体上对应按钮，如选择“系统维护”，进入“系统维护”界面（见图3）；
3)在“系统维护”窗体中继续选择所需操作点击相应按钮，如“学生信息管理”，进入“学生信息管理”的编辑界面（见图4）；
4)若需使用

源于：大学生毕业论文www.udooo.com

查询功能，退回至启动窗体，继续使用切换面板的方法实现各项功能的层层调用，如选择“奖学金评选功能”下的参数查询“获奖情况查询”，系统则弹出相应的“输入参数值”对话框（见图5），输入对应参数后，显示出查询结果（见图6）；
5)系统提供的报表输出打印功能，如选择“报表打印”下的“获奖情况统计表”，则可显示出所需信息的报表（见图），经使用“打印预览”查看报表设计效果后，打印该报表。
4结束语
此数据库的实施极大地提高了学生奖惩管理工作效率及准确率，并将在以后的使用中进行进一步的优化和完善，为高校学生管理工作的现代化起到积极的推进作用。
参考文献：
陈玉红,刘皓.对高校学生管理信息系统功能的描述与分析[J].制造业自动化,2011(3).
朱正礼.高校学生管理信息系统的建设[J].信息技术,2007(12).
[3]卢湘鸿.Access数据库技术应用[M].北京:清华大学出版社,2007.
[4]申莉莉.数据库系统与Access教程[M].北京:清华大学出版社,2003.
[5]朱晓娟，孟祥瑞.基于Web的高校学生管理信息系统的设计与实现[J].安徽工业大学学报,2004(10).