试析高校生档案管理创新思维

【摘要】随着我国教育体系建设的完善以及教育层次的普遍性提高，研究生教育的重要性日渐提升。档案管理作为研究生管理工作中的一部分，其重要性也日趋凸显。本文立足探讨研究生档案管理的特殊性与不足，并据此提出建设性的倡议。
【关键词】研究生教育 档案管理 倡议

一、研究生档案管理的内容及其重要性

(一)研究生档案管理的重要性

档案是历史的见证，历史学家称档案是“没有掺过水的史料”。研究生档案是研究生在校期间活动的第一手记录，它全面反映了学生思想、学习、科研情况，是学生综合素质的全面反映。学生也可以从档案材料中检视自己的表现，查缺补漏，全面发展。研究生档案管理在学校的管理过程是重要的基础部分，也是研究生教育体系中不可或缺的一环。从学校的角度来说，在档案中可以找出教学过程中存在的理由与不足，并在此基础之上加以解决与改善，推动完善本校研究生教育体系发展，面向“十二五”人才需要，与时俱进。从国家的层面上来看，加强研究生档案管理系统建设可以从更高的层面上全面了解我国高端技术人才的成长过程与教育结果，在选用人才的时候有据可依。

(二)研究生档案管理的内容及特殊性

与本科生档案相比，研究生档案有其一定的特殊性，相对应的，研究生档案管理工作上也具有一定的特殊性，体现以下几个方面：研究生教育更着重于学生实践能力与实际调查研究能力，研究生档案应包括调研报告等形式；相比本科阶段，研究生阶段取得优秀科研成果、申请到技术专利以及发表优秀论文的几率更大，研究生档案应包括科研创新；参与导师的研究项目与课题，与课题组内部的老师前辈的通力合作，学生可以深入了解本专业学术研究策略、工作流程与准则与如何团队合作。因此，研究生档案也应包括学生参与项目课题的经历。

二、目前高校研究生档案管理工作中存在的理由

(一)档案内容杂乱，不能满足时代的需求

一方面档案内容杂乱零散，不易整理齐备。由于研究生教育的特殊性，在研究生学习阶段产生的档案材料包括发表论文记录、答辩材料、实践报告等，这些文件都应在加盖相关公章后收入档案中。但在收取材料的过程中很容易发生遗漏的现象，导致档案的记录功能向不完全性倾斜。这使得学校难以准确全面地对一个学生做出评价，用人单位不能完全了解应聘学生的优点与不足，造成选择时的偏颇。另一方面，材料形式千差万别，不符合归档需要。根据《干部档案工作条例》的有关规定，收集的材料必须统一以十六开规格办公用纸为载体，以黑色签字笔或钢笔书写，不得使用圆珠笔、红蓝墨水钢笔或铅笔填写。但是收缴学生的材料形式各异，出现众多不合规的材料，对档案管理人员造成了很大的不便，也冲淡了档案材料本身的正规性。

(二)档案内容陈旧，不能起到就业指导作用

学生档案的一个重要作用就是为招聘单位提供用人指导。而现今，招聘企业与用人单位由以学历为参考的聘任模式逐渐转向以能力为参考的聘任模式。在这种形势下，大部分学校的研究生档案中仍只包括毕业成绩、答辩材料等内容，涉及到学生个人能力的论文发表记录与实践活动报告等内容的材料常被档案管理人员所忽视。用人单位在档案中无法得到他们所关注的信息，也就无从判定求职者是否符合要求。因此，若档案内容不能随时代而进步，就将在我国快速发展的经济洪流中失去它应起到的作用。

(三)研究生档案管理松散，手段落后，效率低下，亟须专业化

虽然在大部分高校中设立专门的档案管理部门，但是大多数专门机构中并没有相应的专业人员。在档案管理工作中，学校常常派行政部门人员档案管理工作，甚至在繁忙时调用学生帮助档案整理。缺乏专业人员所造成的结果就是档案管理松懈，事故问责不周，档案内容保密性差。档案管理的松散也表现在档案的收缴和填写过程中。很多高校在填充档案的工作中，只是将档案填充表格发放给学生，其中有时甚至包含一些非公开内容。这导致了虚检测档案内容产生的可能性，也造成了不规范形式材料的产生。许多档案管理仍停留在使用纸质档案阶段，落伍于时怎么发表展。档案管理人员缺乏专业性这就造成了管理人员对工作认识浅薄，固封守旧，缺乏创新意识，难以因管理内容不同而提出相应的方案。

三、高校研究生档案管理创新思维的倡议

(一)丰富档案内容，怎么写作研究生就业

由于研究生相对于本科生教育的特殊性，研究生的档案内容应更注重于学生的科研能力与实践能力。在档案内容中加入学生参加的学术会议记录，会议中所作学术报告、发表论文复印件；在校期间参加的各项活动、社会实践的情况等。上述内容在今后研究生档案管理的研究过程中还有待完善，这里只是浅谈几种可以证明学生科研与实践能力的几项内容。高校还应与用人单位沟通商谈，了解用人单位对员工能力的需求，根据单位的反馈意见调整研究生档案内容。力求档案与就业接轨，学生与社会接轨。这样既可以让用人部门了解学生，也可以让学生了解用人部门，在校期间可以面向心仪的就业单位有计划有目的地着重培养。
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高校应全面健全研究生管理制度，确立权责分界，明晰奖罚体系。只有当档案管理人员明确认识到其职责所在、其管辖的权限，才能尽职尽责；只有管理人员意识到学校奖罚分明，才会在工作中事必躬亲。在建立管理制度时，学校应取消档案管理的制度，建立专业统一的部门来进行档案相关工作。同时，各高校应根据自身不同的情况，对部门的员工进行统一的培训以弥补员工没有进行过系统学习的缺憾。培训应包括档案的收缴、排放、保管、修改以及派遣等各个方面，并形成统一的工作体系，分配责任。在培训中还应切实加强员工的责任心与保密意识，让管理人员了解到档案管理对学校的正常运转而言具有重要作用。

(三)推进研究生档案管理的信息化建设

纸质档案造成的诸多不便在前文中已有所提及，发展新的信息媒介是有效的解决手段。当今电子信息设备与网络的发展使电子媒介已足以担此重任。与传统的纸质媒介相比，电子媒介有以下优点：便于保存与复制、传输便利、方便查找与修改等。要推进研究生档案管理的信息化建设，就要建立一个系统的电子档案管理系统。其中包括怎样建立一个技术平台，在此平台上如何归档，如何对档案进行加密保管，如何保证档案的安全性、防止不法分子的偷录复制，如何保证共享档案的部门对保密性的重视以及如何修改等。
参考文献
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基金项目：本论文为内蒙古财经大学2012年校级教育教学课题资助项目阶段性成果。
作者简介：李洪梅，女，内蒙古财经大学研究生教育与学科规划建设处，讲师。