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摘要：实物档案是国家档案资源的重要组成部分，在记录历史、传承文化等方面具有重要作用，但是，由于理论上尚未完成对实物档案的逻辑思考，实践上缺乏统一指导，各地各单位归档范围不甚统一。本文从分析实物档案的档案属性入手，对实物档案归档范围及工作中一些具体问题的处理提出了看法和建议。
关键词：实物档案归档范围归档原则
如何准确界定实物档案的归档范围一直是实物档案管理工作中的一个难点，究其主要原因，是因为没有对实物档案形成清晰、统一的认识。本文认为，做好实物档案归档工作的前提是正确认识实物档案的档案属性，并以此为基础在实践中准确把握实物档案的鉴定原则和标准。
在实物档案工作开展过程中，档案学界对“实物档案”究竟是否属于“档案”的质疑和争论一直不断。一般争论各方都不否认，实物档案也是直接形成于国家机构、社会组织以及个人的社会活动，是单位历史的真实记录和社会活动的客观见证，也具有重要的利用和查考价值。但引起争议的是有一部分学者认为，档案的本质属性是原始记录性或以备查考性，主要是凭借记录在不同载体上的文字符号起到凭证和参考作用，其上位概念是文献，概念的外延是文字、图表、声像等符号形式的记录，而实物不是以文字、图表、声像等符号形式记录和反映历
从档案学理论的发展历程来看，档案的概念并不是一成不变的，一直随着社会发展而变化，随着“文献”的概念外延从传统的用文字与纸张记载的书面材料拓展至模型、绘画等，再至记录有知识的一切载体，档案概念的外延也已经从“文书材料”扩大至“文字、图表、声像等形式的历史记录”②，再至“各种门类和载体的历史记录”③。
不仅如此，如果我们认真分析起来，图表、声像等非文字形式的符号记录实际上也并不能直接起到凭证和参考作用，它们必须辅以必要的文字说明，才能发挥档案的作用，在这点上它们和实物并没有本质的区别。既然我们已经将图表、声像列入档案的范畴，也就没什么理由不能接纳实物。
事实上，从记录历史的功用来看，实物档案是文字、图表、声像等记录的必要补充，把实物纳入档案的范畴，能够更加完整地记录和反映历史，更好地维护单位历史的完整性、积淀和传承组织文化。正因为如此，国内外许多档案部门都收集和保存了大量实物。
从上述分析可见，国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的各种有保存价值的实物符合档案的本质属性，那些对单位、国家和社会有保存价值的实物应该作为档案列入归档范围。
2．实物档案与文物的区别
“实物档案”学术之争的另一个焦点是有人认为，实物档案实际上是“文物”，档案部门收集和管理实物，是代行了文物部门的职责，会混淆档案部门与文物部门的职能，还有一些人认为这实际上是一种，因此称之为“档案部门的实物”或“藏品”。现实工作中，也确实有一些档案馆或单位档案部门收集了本地区历史上的印章、钱币、徽章等，并将之称为实物档案，由此更加深了人们的质疑。但是本文认为，实物档案与文物之间确实有密切的关系，但也存在明显的区别。
首先，文物的价值与档案的价值完全不同，文物是通过历史性、科学性、艺术性、社会性和经济性几个方面来体现其价值，只有具有上述价值的才可以是文物。显然，档案部门收集实物时并不以此为指标，而且实物档案在没有成为重大“历史”事件和重要“历史”人物的历史见证之前，可以是档案，但算不上文物。以此说来，档案部门特别是单位档案部门保存的实物档案中，会有一部分成为文物，但更多的实物档案还不能达到“文物”的级别，只是在局部范围内特别是本单位具有保存价值。不仅如此，按照《文物法》和有关规定，一件物品只有经过文物行政部门的规范程序认定后才能成为“文物”，并受到国家保护。而更多没有达到文物级别、没有被文物部门认定、只对某个单位具有重要保存价值的“实物”也不会列入文物部门管理范围内。
其次，文物部门收集和保管文物时，重点考虑文物的国家和社会价值，一般不会限定其是否来源于同一个地区或单位等，而档案的收集和鉴定则要严格遵守来源原则，以本单位职能活动中形成和征集的、具有保存价值的实物为收集范围，不是本单位职能活动中形成的、对今后本单位工作没有查考和利用价值的实物，就不应列入本单位实物档案归档范围。这应该是文物与实物档案的一个重要区别。
所以，档案部门收集和保管实物并不是代行文物部门的职责，实物档案工作与文物保护工作不仅没有太大的冲突，而且由于档案部门对实物的全面收集和管理，还能有效避免那些潜在文物的散失和受到破坏，为文物的收集和保护奠定基础。
1．超大超重或无法移动型、不是社会组织或个人在社会活动中形成的实物不应列为实物档案
在实物档案是否是档案的学术之争中曾有人担心，如果实物是档案，那么桥梁、大楼、车床等就都可以是档案，而这些是档案部门无力和保管的；还有一些单位将科考活动中采集到的岩芯、化石等列入实物档案，引起了一些争议。其实这些问题在文物学界也存在过，现在已基本得到解决，我们可以从中得到一些借鉴：
《保护世界文化和自然遗产公约》（简称《世界遗产公约》）中将物质文化遗产分为历史文物、历史建筑、人类文化遗址三类，像故宫、赵州桥、卢沟桥之类的历史建筑和无法移动的文化遗迹可以是文物保护单位，但不算作文物。档案部门也不必勉强将那些难以的超大、超重和无法移动型的实物划入实物档案归档范围。
同样，文物学界还认为，只有那些人类社会活动中创造的产物才能算作是文物，化石、恐龙蛋等虽然历史很长，但不是人类社会活动中创造的产物，所以不是文物。
从档案的概念和特点出发，实物档案也应该是经由社会组织和个人在社会活动中形成，自然形成物以及非本机关、家庭和个人在社会活动中形成的实物不能算作实物档案。例如，那些在科学考查活动中获得的化石、岩芯等虽然在科学研究活动中有重要的参考价值，但不能算是档案，只能是专业资料，应该由专业部门负责管理。2008年国土资源部印发了《实物地质资料管理办法》，规定由国家和省级实物地质资料馆藏机构负责筛选、采集、验收、整理、保管实物地质资料，已经很好地解决了这个问题。2．正确把握实物档案鉴定工作的原则和标准，注重体现本单位主要职能活动的、独具特色的各种实物档案的收集
目前，各单位收集的实物档案普遍以荣誉类、证章类、赠品礼品类等为主体，但是不少单位对这些实物档案的收集显得过滥，使实物档案显得比较庞杂。在收入这类实物时，档案部门既要秉着历史的、全面的、长远的观点，也要正确把握档案鉴定的职能标准、来源标准和
另外，不少单位对于本单位职能活动中形成的其它各种有重要保存和利用价值的实物的收（征）集也显得较为薄弱，从而影响本单位档案的整体价值，也不能很好地体现本单位档案的特色。由于这类实物缺乏共性或普遍性特征，很难在档案行政管理部门编制的实物档案归档范围中统一加以明确描述或规定，因此，要求基层档案工作者具备一双“档案眼”，随时发现那些具有档案价值、有特色的实物，这样才能使本单位的实物档案更具特色，更能全面和深度反映本单位的历史面貌。
总之，认真研究实物的档案属性和价值、准确把握实物档案的鉴定原则，是准确界定实物归档范围的两个重要前提，也是整个实物档案工作的基础，非常值得继续加以思考和关注。
注释：
①王巍.“实物档案”不是档案家族的新成员[J].北京档案,2008,(03):36-37.
②中华人民共和国档案法
③国家档案局第8号令. 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
参考文献：
霍振礼．实物档案的崛起与档案定义的表述——兼与李恕德、陈永斌同志商榷[J]．档案学通讯.1993,(5).
姜之茂．谈档案部门的博物意识和实物[J]．中国档案，2001，(1).
[3]翁梅．浅谈实物档案的归档与管理[J]．浙江档案，2008,(10).
[4]段振强．为实物档案定个位[J]．北京档案,2006,(1).
[5]穆天勇，李富英，杨爱东．实物档案归档范围与整理[J]．陕西档案，1997，(2).
[6]王巍．“实物档案”不是档案家族的新成员[J]．北京档案,2008,(03):36-37.
[7]李宝玲．从美国的档案馆馆藏看档案资源建设[J]．中国档案,2011,(3).
[8]李明华． 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 问题解答[J]．北京:中国档案出版社,2007:82-85
作者单位：北京联合大学应用文理学院
北京市信息科学研究所 北京市档案局
关键词：实物档案归档范围归档原则
如何准确界定实物档案的归档范围一直是实物档案管理工作中的一个难点，究其主要原因，是因为没有对实物档案形成清晰、统一的认识。本文认为，做好实物档案归档工作的前提是正确认识实物档案的档案属性，并以此为基础在实践中准确把握实物档案的鉴定原则和标准。
一、实物档案的学理分析
1．“实物档案”的档案属性在实物档案工作开展过程中，档案学界对“实物档案”究竟是否属于“档案”的质疑和争论一直不断。一般争论各方都不否认，实物档案也是直接形成于国家机构、社会组织以及个人的社会活动，是单位历史的真实记录和社会活动的客观见证，也具有重要的利用和查考价值。但引起争议的是有一部分学者认为，档案的本质属性是原始记录性或以备查考性，主要是凭借记录在不同载体上的文字符号起到凭证和参考作用，其上位概念是文献，概念的外延是文字、图表、声像等符号形式的记录，而实物不是以文字、图表、声像等符号形式记录和反映历
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史，需要人们加以说明、考证和研究才能起到依据、凭证作用①，明显不符合上述条件，所以不是档案，不能归入档案的范畴。从档案学理论的发展历程来看，档案的概念并不是一成不变的，一直随着社会发展而变化，随着“文献”的概念外延从传统的用文字与纸张记载的书面材料拓展至模型、绘画等，再至记录有知识的一切载体，档案概念的外延也已经从“文书材料”扩大至“文字、图表、声像等形式的历史记录”②，再至“各种门类和载体的历史记录”③。
不仅如此，如果我们认真分析起来，图表、声像等非文字形式的符号记录实际上也并不能直接起到凭证和参考作用，它们必须辅以必要的文字说明，才能发挥档案的作用，在这点上它们和实物并没有本质的区别。既然我们已经将图表、声像列入档案的范畴，也就没什么理由不能接纳实物。
事实上，从记录历史的功用来看，实物档案是文字、图表、声像等记录的必要补充，把实物纳入档案的范畴，能够更加完整地记录和反映历史，更好地维护单位历史的完整性、积淀和传承组织文化。正因为如此，国内外许多档案部门都收集和保存了大量实物。
从上述分析可见，国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的各种有保存价值的实物符合档案的本质属性，那些对单位、国家和社会有保存价值的实物应该作为档案列入归档范围。
2．实物档案与文物的区别
“实物档案”学术之争的另一个焦点是有人认为，实物档案实际上是“文物”，档案部门收集和管理实物，是代行了文物部门的职责，会混淆档案部门与文物部门的职能，还有一些人认为这实际上是一种，因此称之为“档案部门的实物”或“藏品”。现实工作中，也确实有一些档案馆或单位档案部门收集了本地区历史上的印章、钱币、徽章等，并将之称为实物档案，由此更加深了人们的质疑。但是本文认为，实物档案与文物之间确实有密切的关系，但也存在明显的区别。
首先，文物的价值与档案的价值完全不同，文物是通过历史性、科学性、艺术性、社会性和经济性几个方面来体现其价值，只有具有上述价值的才可以是文物。显然，档案部门收集实物时并不以此为指标，而且实物档案在没有成为重大“历史”事件和重要“历史”人物的历史见证之前，可以是档案，但算不上文物。以此说来，档案部门特别是单位档案部门保存的实物档案中，会有一部分成为文物，但更多的实物档案还不能达到“文物”的级别，只是在局部范围内特别是本单位具有保存价值。不仅如此，按照《文物法》和有关规定，一件物品只有经过文物行政部门的规范程序认定后才能成为“文物”，并受到国家保护。而更多没有达到文物级别、没有被文物部门认定、只对某个单位具有重要保存价值的“实物”也不会列入文物部门管理范围内。
其次，文物部门收集和保管文物时，重点考虑文物的国家和社会价值，一般不会限定其是否来源于同一个地区或单位等，而档案的收集和鉴定则要严格遵守来源原则，以本单位职能活动中形成和征集的、具有保存价值的实物为收集范围，不是本单位职能活动中形成的、对今后本单位工作没有查考和利用价值的实物，就不应列入本单位实物档案归档范围。这应该是文物与实物档案的一个重要区别。
所以，档案部门收集和保管实物并不是代行文物部门的职责，实物档案工作与文物保护工作不仅没有太大的冲突，而且由于档案部门对实物的全面收集和管理，还能有效避免那些潜在文物的散失和受到破坏，为文物的收集和保护奠定基础。
二、实物档案归档工作中
一些具体问题的处理1．超大超重或无法移动型、不是社会组织或个人在社会活动中形成的实物不应列为实物档案
在实物档案是否是档案的学术之争中曾有人担心，如果实物是档案，那么桥梁、大楼、车床等就都可以是档案，而这些是档案部门无力和保管的；还有一些单位将科考活动中采集到的岩芯、化石等列入实物档案，引起了一些争议。其实这些问题在文物学界也存在过，现在已基本得到解决，我们可以从中得到一些借鉴：
《保护世界文化和自然遗产公约》（简称《世界遗产公约》）中将物质文化遗产分为历史文物、历史建筑、人类文化遗址三类，像故宫、赵州桥、卢沟桥之类的历史建筑和无法移动的文化遗迹可以是文物保护单位，但不算作文物。档案部门也不必勉强将那些难以的超大、超重和无法移动型的实物划入实物档案归档范围。
同样，文物学界还认为，只有那些人类社会活动中创造的产物才能算作是文物，化石、恐龙蛋等虽然历史很长，但不是人类社会活动中创造的产物，所以不是文物。
从档案的概念和特点出发，实物档案也应该是经由社会组织和个人在社会活动中形成，自然形成物以及非本机关、家庭和个人在社会活动中形成的实物不能算作实物档案。例如，那些在科学考查活动中获得的化石、岩芯等虽然在科学研究活动中有重要的参考价值，但不能算是档案，只能是专业资料，应该由专业部门负责管理。2008年国土资源部印发了《实物地质资料管理办法》，规定由国家和省级实物地质资料馆藏机构负责筛选、采集、验收、整理、保管实物地质资料，已经很好地解决了这个问题。2．正确把握实物档案鉴定工作的原则和标准，注重体现本单位主要职能活动的、独具特色的各种实物档案的收集
目前，各单位收集的实物档案普遍以荣誉类、证章类、赠品礼品类等为主体，但是不少单位对这些实物档案的收集显得过滥，使实物档案显得比较庞杂。在收入这类实物时，档案部门既要秉着历史的、全面的、长远的观点，也要正确把握档案鉴定的职能标准、来源标准和
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内容标准，把收集的重点放在体现本单位主要职能活动的各种实物档案上，同时避免大量收进非本机关主要职能活动中形成的、在职能、来源、内容方面价值不高的实物。另外，不少单位对于本单位职能活动中形成的其它各种有重要保存和利用价值的实物的收（征）集也显得较为薄弱，从而影响本单位档案的整体价值，也不能很好地体现本单位档案的特色。由于这类实物缺乏共性或普遍性特征，很难在档案行政管理部门编制的实物档案归档范围中统一加以明确描述或规定，因此，要求基层档案工作者具备一双“档案眼”，随时发现那些具有档案价值、有特色的实物，这样才能使本单位的实物档案更具特色，更能全面和深度反映本单位的历史面貌。
总之，认真研究实物的档案属性和价值、准确把握实物档案的鉴定原则，是准确界定实物归档范围的两个重要前提，也是整个实物档案工作的基础，非常值得继续加以思考和关注。
注释：
①王巍.“实物档案”不是档案家族的新成员[J].北京档案,2008,(03):36-37.
②中华人民共和国档案法
③国家档案局第8号令. 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
参考文献：
霍振礼．实物档案的崛起与档案定义的表述——兼与李恕德、陈永斌同志商榷[J]．档案学通讯.1993,(5).
姜之茂．谈档案部门的博物意识和实物[J]．中国档案，2001，(1).
[3]翁梅．浅谈实物档案的归档与管理[J]．浙江档案，2008,(10).
[4]段振强．为实物档案定个位[J]．北京档案,2006,(1).
[5]穆天勇，李富英，杨爱东．实物档案归档范围与整理[J]．陕西档案，1997，(2).
[6]王巍．“实物档案”不是档案家族的新成员[J]．北京档案,2008,(03):36-37.
[7]李宝玲．从美国的档案馆馆藏看档案资源建设[J]．中国档案,2011,(3).
[8]李明华． 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 问题解答[J]．北京:中国档案出版社,2007:82-85
作者单位：北京联合大学应用文理学院
北京市信息科学研究所 北京市档案局