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简谈信息作档案数字化信息作工作设计

收藏本文 2024-01-20 点赞:24057 浏览:108228 作者:网友投稿原创标记本站原创

[摘 要]随着档案信息化建设的不断推进,绝大部分档案馆室都存储了一定数量的数字化档案信息,怎样将已经数字化的档案资源提供利用,这是当前档案工作者迫切需要研究解决的问题。按照档案信息网络建设提出的“边建边用,滚动发展”的思路,我们在基本完成数字化工作的同时。积极开展数字化档案信息怎么写作,取得了一些经验体会,也遇到许多困难和问题。
[关键词]数字化;档案信息怎么写作;思路分析

一、数字化档案信息利用的优点及影响因素

(一)优点
1.数字化档案信息代替原件提供利用,可以更好地保护档案原件。人们查询档案主要获取其内容信息,数字化档案信息提供利用,使利用者看到的是档案原件的“电子版”,避免档案原件特别是纸质档案在使用过程中造成的人为损害,如撕坏、涂改、折损、复印高温和与空气接触造成的纸张老化、字迹褪变等等。
2.检索快、效率高。这是数字化档案信息利用最主要的优点。通过计算机系统对数字化档案进行检索、浏览,速度快效率高,节省利用者大量的时间,也提高了档案人员的工作效率。利用者查阅手工目录十分繁琐,有时好不容易检索到档案资料目录,档案工作人员辛苦地从库房调出来以后,利用者一看,还不是自己需要的内容,又不断地重复这一笨拙简单的过程。利用者从计算机上查阅档案目录再浏览全文信息,鼠标一点,浩瀚历史信息尽收眼底。将过去那种“利用者/档案”的怎么写作模式变成了“利用者/计算机/档案”的怎么写作模式,极大地提高了工作效率。
3.数字化档案信息网上远程怎么写作利用,极大地方便利用者,也大大提高档案馆的怎么写作范围。数字化档案信息在网络环境中提供利用,冲出了档案馆的围墙,利用者在办公室或家中舒适地浏览着档案信息,免去路途奔波之苦,难怪有“无铺档案馆”之说。网络延伸到哪里,档案馆的怎么写作范围就扩展到哪里,档案馆网站访问率的数字可以说明,档案馆的怎么写作人次也大大增加,怎么写作能力大大提高。
4.扩展了档案功能。档案信息资源,实现的是信息积累、信息记忆作用以及凭证作用,而以数字化档案信息利用为代表的数字档案馆,由于其远程快速查找利用,是“存取”型档案馆,即信息的存取怎么写作,实现的是搜寻和利用馆藏资源来满足用户档案信息需求的作用。过去以保管为主,强调档案的,现在注重档案信息资源的开发,要让的档案信息资源发挥社会效益和经济效益,从“重管轻用”到“管为用”,数字化档案利用可以从根本上改变这一状况。

(二)影响因素

数字化档案信息利用效果如何,影响因素主要是:1.数据质量。即档案原件在数字化处理加工过程中,生成的数字化档案信息内容是否完整、可靠,格式是否标准、规范,有无遗漏等等;2.数据库组织。数字化档案信息都是以数据库的形式进行组织的,数据库系统可以由一个或多个子数据库组成,也可以由一地或异地分布的多个数据库组成,计算机系统检索时,都是在数据库里搜索相关信息,数据库是否组织得合理,也影响其网上检索利用;3.搜索引擎功能。搜索引擎功能是否强大,直接影响检索结果,响应时间和查全率查准率;4.计算机系统配置。计算机软件和硬件配置、网络配置、怎么写作器配置等直接影响数字化档案信息利用的效率。

二、数字化档案信息利用流程

根据“边建边用”的思想,当前数字化档案信息利用有两种基本方式;一种是来馆查询,利用馆内局域网,以上网浏览全文代替提供原件;另一种是远程查询利用,这是理想的方式,是我们档案信息化建设最终要实现的方式。下面分别说明这两种方式的工作流程供探讨。
第一种:馆内局域网利用。就是利用者来馆利用,先按传统方式验明有效后,在机读阅览室上网查询,以数字化档案代替提供原件。其工作流程是:提交有效;填写利用申请表。管理员引导上机。利用者填写检索条件;显示检索结果(文件级目录)、浏览全文、复制内容、申请下载历查询的内容;管理员下载;退出。
第二种;数字化档案信息远程利用。进入档案馆网站——点击“档案查询”——提交档案利用申请表,身份认证——授权口令——进入检索系统——填写检索条件——显示检索文件级目录结果——浏览全文——提交下载申请、退出。

三、对档案数字化工作建议

(一)要重视对传统载体档案的鉴选

要充分考虑哪些传统载体档案需要数字化,确保有较高利用价值的档案在数字化后能发挥更大的作用。档案数字化鉴选要考虑三方面的因素:具有较高利用价值的档案应进行数字化转换,以便利用者能得到快捷方便的怎么写作,充分发挥高价值档案的作用;对形成时间早、破损严重的档案应进行数字化转换,防止珍贵档案缺失;企业自身形成的档案应进行数字化转换,为企业未来发展提供更翔实的数据资料。

(二)要重视对档案数字化的规划

档案数字化是一个系统工程,必须进行成本核算,考虑投入产出。企业要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组,研究制定档案数字化的近期和远期目标。规划中要明确哪些档案需要数字化以及哪些档案需要优先数字化。确定哪些档案需要优先数字化时,要考虑四方面的因素:与行业职能密切相关、经常查用的档案应优先数字化;在档案短期内不能实施数字化、不能提供全文检索的情况下,应该优先对目录进行数字化,建立目录数据库以满足检索、查询需求;对于有迫切利用需求的档案可打破原有的规划先行实施数字化;由于存放时间长、载体老化等原因已出现不同程度损坏,并且保存价值、利用率较高的档案应优先数字化。

(三)要尊重室藏传统载体档案的历史

在档案数字化过程中要特别重视保持传统载体档案的外部特征,因为其包含着丰富的历史信息。要注意不能用现在的管理思维和管理标准将企业各个历史阶段的档案进行数字化,抹杀档案的历史原貌,要对不同历史时期的传统载体档案分阶段数字化,保持数字化前后档案外貌特征的一致性。无论档案分类规定历经多少次修改,数字化后的档案都要体现室藏档案不同阶段档案分类状态的原貌。数字化后的档案不能抹杀了企业发展的历史沿革。

(四)要重视档案数字化的成本核算

目前,将室藏传统载体进行数字化的费用较高,并且传统载体档案数字化后必然要支付一定的费用,对大量的数字文件进行管理和维护。数字化后电子文件的保存需要进行持续管理,其中包括数据完整性的核对、载体老化的评估和数据的迁移等等。
总之,档案数字化是档案信息化建设工作的大势所趋,开展库藏档案数字化处理工作,的确有利于纸质档案的保护,有利于提高工作效率,有利于方便群众查档,紧紧围绕档案管理规范化、科学化、信息化的目标和

摘自:本科毕业论文答辩www.udooo.com

要求,坚持与时俱进,科学创新,进一步加大档案工作数字化管理力度,努力发挥档案凭证价值、资源价值和历史价值作用,力争使数字档案工作再上一个新台阶。
参考文献:
王璐颖,轲鑫.档案数字化的质量和安全保密控制[J].档案学研究,2011(4).
孟杰.档案数字化中的版权问题研究[J].黑龙江档案,2011(3).
[3]李佳欣,高校基建档案数字化建设探析[J].黑龙江档案,2011(3).

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