分析英语语态在商务英语文书写作中运用对策

【摘 要】本文分析了英语中主动态和被动语态的侧重点，提出了将英语语态应用于现代商务英语书信写作的策略，以使文书表达更委婉、更礼貌、沟通更高效。
【关键词】主动态 被动态 商务英语文书 写作策略
商务英语写作课程是商务英语专业核心课程之一，在整个商英语语态在商务英语文书写作中的运用对策论文资料由论文网www.udooo.com提供,转载请保留地址.务英语教学中占据重要地位。语态是动词的一种形式，用以说明主语与谓语动词之间的关系。语态是英语写作教学中的重要授课范畴。语态的使用也会影响到作者情感表达效果。
本文将分析语态的侧重点、商务英语文书写作遵循的礼貌原则等来阐述该如何有策略地在英文商务信函写作中运用不同语态，来达到友好、礼貌、高效沟通的目的。

一、被动态和主动态的侧重点

英语中有两种语态：主动语态和被动语态。同样一句话，可以使用两种语态来表达，但侧重点稍有差异。例如：①We sent your order of ten filing cabinets to your warehouse on 18 September. 这句话也可以如下表述：②Your order of ten filing cabinets were sent （by us） to your warehouse on 18 September. 这两句话都是在陈述一个事实，即：我方在九月十八日发出了你方的十个文件柜。不同之处在于第一句使用主动语态，强调是“我方”发出的货物，读者几乎可以看到主语“we”“我方”发物的情形。这个句子既生动、有趣、活泼，富有人情味儿。第二句使用了被动态，指出十个文件柜被发出的事实。句子的主语是受动者“十个文件柜”，强调“被发出”这一动作。使用被动态，读者不会注意到“We”“我方”这一动作的发出者。

二、商务英语文书写作风格

商务英语写作应遵循商务写作的几项基本原则。礼貌原则是商英写作的基本原则之一。指用语要礼貌委婉，不冒犯收信人，是站在收信人的角度来看待理由，这被称为you-attitude， reader-friendly 或者reader-oriented，指以读者为导向的行文风格。写作的语言要恰当。尤其在传达负面消息时，在表达不满和反对意见时，即使写投诉信或回复投诉信时，也要客观冷静陈述事实、和缓友善，不能恶语相向、咄咄逼人、诋毁对方。语言不当，结果会显得盛气凌人、缺乏机敏、无礼或刻薄。这样就不能达到预期的目的。

三、英语语态在商务英语书信中的应用策略

传达正面消息时使用主动语态，让读者看起来觉得生动具体，突出“人”在事件中的作用，有利于给读者留下好印象，也体现了委婉礼貌的写作原则。在传达坏消息或者负面信息时使用被动态，语气显得比较委婉，有利于将矛盾矛头指向事件本身，弱化“人”在事件中的影响，另外要注重提出如何有效的解决理由，而不是推卸责任。例如：③ We lost the important document during the quarterly audit. 这句话译文为：我方在年度审计中将重要文件遗失。这句话凸显了我方在这次事件中的错误，会给读者带来坏印象，不利于交易和合作的达成。如将句子改为被动态：④ The important document was lost during the quarterly audit. 译文为：在年度审计中，这份重要文件丢失。使用被动态，强调文件丢失这一客观事实，而不会讲矛盾焦点指向我们，未指明事件责任在我方，有利于淡化负面影响。
以下例文是将语态有策略的应用于商务文书的典型案例：
例文中，在传达“十个文件柜不能按时发货”的消息时，作者使用了被动态，读起来的感觉是更客观，避开将矛头指向“我方”；“fortunately”这个词的使用，表示话锋一转，马上提及积极正面的信息，将下面的好消息“我方可以在月底将文件柜发出”用主动态传达；另外一笔货物即台灯和桌子，“我方将按照约定在3月13日发货”同样使用了主动态。作者在传达坏消息时表达了歉意，虽然传达坏消息，但给人的感觉是积极的向上态度，有利于理由的解决。整体给人的感觉是礼貌、真诚、自然。这样一封信函无疑是一个成功的作品。
因此，在商务英语书信中语态的使用策略可以概况如下：使用被动语态来在传达坏消息，可以淡化影响，避开矛头指向施动者，或者掩饰某事 以策略应对；使用主动语态来传递好消息，因其生动、形象、活泼、富有人情味来突出施动者的作用，给读者带来愉悦的阅读感受，有利于产生好印象。