简论常见问题企业人事档案管理中常见理由与应对措施

摘要：本文就企业人事档案管理中的普遍问题进行了探讨，并就这些问题对症下药提出了解决措施，主要从管理意识、材料收集、管理体制、网络化管理和硬件设施等方面展开了论述。
关键词：企业；人事；档案；管理；规范；制度
人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是使用和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，人才激励机制的不断更新，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。怎样使人事档案工作与时俱进，更好的为经济社会怎么写作，已成为摆在档案管理人员面前的一个重大课题。

一、企业人事档案管理中常见问题

(一)人事档案管理意识薄弱

随着经济时代的到来，企业往往以追求利润作为目标，而人事档案管理工作并不能带来直接的经济效益，其利润很难看到。
a）领导不重视。现在很多企业领导注重短期的经济效益，认为档案管理工作耗费大量人力、物力、财力反而不能快速实现经济效益，大多没有给档案管理工作设置足够的经费、配备先进的档案管理设备。
b）档案管理部门责任意识差。档案管理部门认为自己所从事的工作对企业及社会的贡献较小，对自己的责任性认识。由于领导的不重视，许多民营企业、中小企业没有设置专门的档案管理部门，或者有但也是其他部门的员工的，使人事档案的权威性大大下降。
c）员工档案意识差。员工对档案的认识比较模糊，认为是可有可无的东西。在填写自己的档案时为了一些眼前的利益，弄虚作检测。加之有些企业不重视档案，公然宣称不需要档案或承诺重新建档，更加剧了人们档案意识的淡化。

(二)人事档案材料收集整理不规范

收集材料是人事档案工作的基础，把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，人事档案材料有其严格的纸张规格要求和装订顺序，通过整理使每一份档案达到完整、真实、精练、实用的目的。但在实际工作中，有些单位在这方面做得非常欠缺，材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有的档案虽已立卷成册，但由于材料分类不准确，查阅者不能顺利地查到待查内容，给档案利用带来了诸多不便。随着人事制度改革的不断深化，相关人员的考察、考核、各种培训、聘任、晋升等归档材料的增多，给人事档案收集提出了新要求。因此，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理、细致鉴别，准确分类归档。

(三)人事档案管理体制较滞后

表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。此外，还存在诸多问题：管理观念仍比较落后；管理理论研究滞后；管理制度存在缺陷，缺乏人文关怀；缺乏必要的监管机制；人事档案管理基础设施差，保管条件落后，管理水平较低，仍以手工操作为主，制约发展；人事档案的案卷质量有待提高，不少机构的人事档案还没有达到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求；管理人员数量不足，队伍不稳，素质参差不齐等。

(四)档案的网络化管理明显滞后

当今社会已经进入信息化时期，一些发达国家和地区，都以电子档案取代纸质档案，并通过网络，实现人事档案资源社会共享。而国内多数企业仍采用落后的手工操作进行管理，即便使用微机，也仅限于单机管理，不能实现档案的无纸化传递和利用。

(五)硬件设施解决落实差

对人事档案管理必备的条件解决落实差，有些企业单位没有专用档案室；有的单位因档案多且档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀；有的管档单位连必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐备。

二、企业人事档案管理工作的对策与思考

(一)加强档案管理意识

档案意识已成为制约企业人事档案管理工作的关键，强化相关领导的档案意识。加大资金投入、完善档案管理设施、定期检查指导档案管理工作，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，只有领导加强档案意识，员工才能重视档案管理工作。档案管理部门要认识到自己工作的重要性，树立责任感，及时、完整地收集档案材料，把握好人事档案的质量。普通员工也要有良好的档案意识，明白档案与自身利益息息相关，自觉遵守档案管理制度。

(二)规范人事档案的材料收集，完善内容档案内容

收集材料是人事档案工作的基础，随着人事制度改革、政治经济体制改革的不断深化，干部制度的考核、考察、技能、学历、专业技术职称的晋升、职务的任免审批等需要入档的材料不断增加，增大了人事档案收集工作的难度。这就要求必须收集要及时、鉴别要仔细、整理要认真，对于不符合归档要求的材料要及时处理，手续不完整的材料退回补办，保证材料完整，手续完备。树立起人事档案的权威性、准确性和真实性。
完善企业人事档案的内容，应摒弃传统的人事档案内容单一重复、政治性强、不具有个性化记录；应有所侧重地收集人事档案的内容材料，既要反映过去，更要说明现在；应遵循“适应社会需要”和“精炼有效”的原则，摈除冗余内容；应与时俱进，增加

摘自：学术论文格式www.udooo.com

能真实反映人才的能力、特长的内容，体现个人信用记录的内容。

(三)完善人事档案管理制度

在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的怎么写作，为企业人事档案管理的信息化奠定基础。