当前形势下工程档案管理要点

摘要：随着高新技术、新材使用的程度越来越高，再加上自动化技术的普遍应用，工程建设项目档案管理对给排水工程项目管理的作用越来越大，与此不相适应的是建设项目管理对建设工程档案的重视程度及管理方式远远落后新形势的需要，因此在当前形势下加强工程档案管理迫在眉睫。本文在此从档案管理的重要性出发，对现阶段档案工作提出了几点意见。
关键词：工程档案；重要性；合同；质量
前言：档案是企业文化的重要组成部分，档案真实的记录着企业的各项活动，是企业历史的真实记录，它见证了企业的昨天和今天，是后人了解过去的重要途径。随着黄蓝两大战略的实施、生态文明典范城市的创建工作的开展，档案事业也成为推动经济和社会各项事业快速发展不可缺少的一部分。

一、工程档案管理的重要性

建设工程档案是工程建设、管理的真实记录，是建设科技档案的重要组成部分，具有凭证和依据作用。工程档案资料对于工程的建设、管理、维护、改造等具有不可替代的作用。
一项建设工程从立项、设计、施工、竣工验收，到运转、养护、维修、改造，一直到完成怎么写作期，要经过若干不同阶段、跨越漫长的时间。在这一过程中会由不同的专业人员不断形成各类档案资料。无论是资料的形成环节，还是形成后的长期管理过程中，任何纰漏都会给工程带来隐患，甚至引发重大责任事故。所以必须加强这项工作的管理。同时，档案资料是工程正常运转的基本保障。完善的档案资料对于管理单位及其相关人员熟悉工程状况、搞好养护维修和改造，不断提高管理水平具有重要的作用。管理不善将会影响工程的安全运转和效益的正常发挥。加强工程档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容，总书记指出：“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好的了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”

二、健全制度，领导重视，是做好建设项目档案管理工作的基础和关键

重点建设项目施工单位多，对档案管理的要求不尽统一，所以只有按照上级部门的有关规定，制定统一的管理制度，才能使重点建设项目档案管理工作有法可依，有章可循。我们要从国家发布的有关档案的法律法规入手，加强对这些规章制度的宣传，自上而下，增强企业的全员档案意识。档案人员应深入一线，指导项目部的档案人员平时的档案工作。针对施工企业点多分散的特点，加强组织对企业档案人员的档案业务培训。企业领导人要从人力、物力、财力各方面全力支持企业的档案工作。对档案实际统一领导，分级管理，建立公司的档案网络体系，成立综合档案室，设立专业档案员和项目部的档案员，持证上岗，由档案员负责平时项目的文件资料收集工作。
任何一项工作，没有领导的重视和强有力的支持，是很难做好的，重点建设项目的档案管理工作也是一样。因此，作为档案人员，在日常工作中要经常通过各种方式向领导宣传档案工作的重要性和相关的法规、条例，使档案工作是一项缺之不可的重要工作的思想注入领导心中，使领导成为做好档案工作的坚强后盾。例如，本单位金水公司，前期部等单位部门领导非常重视档案工作，在重点工程立项之初，就相应成立了重点工程资料管理部门，明确人员分管工程资料的收集整理工作，在单位领导的支持和授权下，档案人员能及时组织本单位和施工单位相关人员学习有关档案法规，建立档案管理程序，确保了工程档案资料收集整理工作的及时完成。另外，集团公司领导还将重点建设项目档案管理工作纳入相关领导、科室和人员的经济责任制进行考核，使各项制度落到实处。项目部门应将质量保证资料的编制纳入项目日常管理工作之中，建立文件编制及管理领导责任制，明确一位分管领导并建立相应的管理机构和管理网络，配备专职的技术人员或档案人员负责质量资料的编制工作，确保文件的真实、完整、准确和系统，质量符合归档要求。编制人员要保持相对稳定。资料编制工作要与工程建设同步进行，以保证资料的真实、准确。由于领导的大力支持，重点建设项目档案管理工作在“有法可依”的前提下，又做到了“有法必依”。

三、全程参与，工程与归档同步进行

施工阶段产生、形成的工程系统质量保证性材料是建设工程档案的核心部分，这些材料直接记录和反映工程建设的内在结构和质量，档案管理部门应以高度的责任感深入实际、积极主动地检查、督促有关施工管理部门和责任人。使其及时做好收集工作，最大限度地确保该阶段工程质量保证材料与所记录的对象保持一致：要做到这一点，在具体管理工作中应坚持“三同步”。首先，坚持建立施工现场监督机构与工程开工同步。其次，要坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。第三，要坚持施工现场预立卷与施工进程同步。坚持施工现场预立卷，使它与项目的实际工程进程同步。档案验收应重点检查：工程前期文件、设计基础文件、施工技术文件、各种隐蔽工程记录、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件，检查档案内容是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。档案工作人员应站在维护和确保建设工程档案完整、准确、系统和安全这一高度，敢于较真，严肃认真地把好这最后一关。

四、通过合同制约确保档案管理职责的有效落实

工程项目档案资料形成部门多，文档资料数量大、种类广，只有遵循“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，才便于档案资料收集齐全、完整和系统。为了保证各参建单位对各自所形成的文档资料按规范要集、整理和归档，建设工程部门应充分运用法律手段，以合同的形式来明确各参建单位的档案责任。与各参建单位签订合同时，合同管理部门严格把关，把工程资料的收集、整理、归档工作，作为一项重要内容写进合同；以合同的形式来明确参建各方文档资料的形成范围、费用、归档套数和档案质量要求，明确档案的权属。在最后的合同结算时，以档案的完成情况作为结算支付的依据。

五、做好施工文件的质量制约

档案、资料人员、项目经理、监理工程师等都各司其责，档案人员从档案的角度进行把关，其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁，应承担比档案人员更大的责任，不但要从档案的角度把关，还要从工程的当前形势下工程档案管理要点相关论文由www.udooo.com收集角度把关。因此项目资料员最清楚项目共包含哪些的内容（图纸），现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。项目资料员要认真贯彻工程档案管理工作的“三纳入”（即纳入工程施工程序、计划管理和有关人员的岗位职责）和工程项目竣工文件的收集、整理、归档及移交的“三同步”（即布置施工任务与布置工程档案编制同步；工程施工进展与工程档案形成积累同步；工程验收交接与工程档案交接同步），保证项目施工过程中文件的形成、积累、整理、归档有法可依，有章可循，职责明晰。工程项目竣工验收报告、质量鉴定书、评优资料、业主对施工队伍的安全、质量评价等直接反映企业的施工质量、技术水平和施工实力的重要档案，要及时归档。但由于多种理由，有些工程完工后，不能及时进行验收移交，工程评优也要在工程竣工很长一段时间后才有结果，企业档案往往不能第一时间掌握这部分信息。因此，项目经理按建设单位要求提交竣工资料的同时，要责成技术人员及时将这部分重要的资料归档，档案部门也应注意跟踪这部分文件资料，及时收齐归档，以保证工程档案的完整性和系统性。
六、总结
工程技术档案是施工企业的宝贵财富，是企业的无形资产，其管理能力反映企业的综合管理水平。企业各级领导应充分认识企业档案管理的重要性，提高档案管理人员的素质，将档案意识灌输给每一位参与者。在规范管理和完善制度的同时，理解工程档案管理工作，正确对待工程档案工作，使工程项目中每个工作人员发挥最大的优势，尽职尽责地完成工程项目档案，规范的档案自然就水到渠成。