略论高等学校会计档案规范化管理

【摘要】高校会计档案管理工作是学校工作的重要组成部分 ,其性质和作用是反映学校经济业务的重要史料和证据,既保存历史,又怎么写作现实,为学校领导决策怎么写作。因此,高校会计档案管理必须规范化管理。
【关键词】 高等学校会计档案规范化管理
1006-5962(2012)06(b)-0013-01
学校属于公益性事业单位,随着办学规模的扩大,财政拨款、学费收入资金流量迅速增加,必须加强学校会计档案管理。财务档案既是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,又是学校档案的重要组成部分。高等学校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整,也就直接影响到学校财务档案管理的质量以及高等教育事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展,会计档案工作中新情况,新问题不断出现,必须科学地规范财务会计档案的管理。
1会计档案管理的特点及作用
会计档案管理是会计的基本职能之一。会计管理的对象是单位经济活动过程中史料和证据,会计档案管理覆盖学校活动点全过程。会计档案来源于具有独立会计核算的单位,通过会计核算形成,利用设置账户、记账、填制和审核凭证、核算、财产清查和会计报表等方法,对会计对象进行全面、连续系统地记录、反应和监督,直接反映学校业务各项收支情况。
2学校会计档案管理的内容
依据《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”,具体包括:①会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证;②会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿;③财务报告类:月度、季度、年度、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告;④其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册;⑤电算化会计档案:是存储会计凭证、账簿、报告等的介质

摘自：毕业论文提纲www.udooo.com

,包括磁盘、磁带、纸质等,还包括:①每年一次的数据库备份,②财务软件升级前的数据库备份,③打印输出的经过盖章签字的会计资料,④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本,⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件,⑥其他应该存档的有关资料或数据。
3学校财会档案管理存在的主要问题探析

3.1对财务档案管理的重要性认识不够,意识淡薄

财务档案管理工作是保存历史,怎么写作现实,启上启下的一项重要工作。有的学校领导财务人员对财务档案、工作缺乏充分的认识,不够重视,存在应付思想,特别是当前学校财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是件浪费时间和精力的事情根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。

3.2财务档案人员专业技术缺乏,操作不规范

据调查,现今许多学校没有专职财务档案管理人员,基本上是由会计人员监管,没有经过档案知识的专门训练,缺乏档案工作经验,对财务档案的归档范围和标准不清楚,不懂得档案管理的基本规程,同时整理出来的档案案卷质量不高,装订不规范,难以保证档案的完整性与安全性。甚至由于会计人员工作量大,内部人事变动,大都是各自保管各人保管自己经手的年度会计档案等原因,导致没能及时遗交,或出现遗失。严重地违背了会计“档案法”的规定。

3.3档案管理设置、设备、设施均不完善,质量和效果欠佳

财务管理机构是进行财务管理工作的组织保证,设置财会档案管理机构是工作地需要,也是法律规章的要求,但实际工作体各学校财备档案工作基本上未设置机构,设备、设施也不完善,财务档案没有专门库房,没有档案检索工具,查找不方便。纸质档案与磁性档案未能同步归档,影响了档案整体工作的质量和差距的效果。
4学校会计档案规范化管理的改进举措

4.1领导重视

主管领导要高度重视财务档案工作台,实行一把手负责制,明确专人负责会计档案的收集、整理、归档、查阅等日常会计档案工作。牢固树立起良好财务档案意识,按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行谁财务,谁立卷,边财务边收集整理,审结卷成的原则,认真来做好这项工作。

4.2提高管理人员素质

高校财务档案工作要适应不断发展的新形势需要,财务档案管理人员必须具备高素质,能力强的专职人员,同时对档案人员进行多途径、多形式的培训教育,不断更新知识结构,来提高档案管理人员的实际工作能力及责任心,能按管理标准进行科学的分类、整理、编目立卷,使其具有时代意识,包括信息意识、市场意识、现代化意识、法纪意识。一个高素质的财务档案人员必须具备德、能、勤、公、廉、俭六个方面的素质。我校近几年的财务档案人员每年都参加档案专业的培训,不断提高业务能力,运用档案知识,把我校十年来的会计档案资料按法规要求规范地移交给学校档案管理机构,并得到了档案部门的好评。

4.3建立档案管理制度

要使高校财务档案规范化,必须将档案管理工作纳入学校工作的总体,制定档案工作管理目标,明确责任,并建立健全一套档案管理制度,如《财务档案工作人员职责》、《立卷归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等,规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。

4.4优化管理手段

财务档案信息化是社会信息化发展不可缺少的组成部份,也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。因此,大力改善财务档案工作的硬件设施,确保档案的安全完整。一是及时添置、更新档案室部门设备,如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等;二是加快档案工作现代化步伐,配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备,并对财务档案基础信息实行计算机存贮。加强管理,方便查阅,利用大量的会计档案资料为各类财务检查提供最真实的依据。
总之,学校会计档案管理一定要从基本工作做起,要严格杜绝归档资料不完整,会计档案不规范的问题,切实提高财务管理水平。应充分运用会计档案的信息效应,提高学校会计管理的效率,为领导决策做好怎么写作。